Microsoft Lync Server: People I Manage Calls for


The last several weeks I received various questions regarding the group ‘People I Manage calls for’. During the roll-out of the Lync client users were confronted with this default group in Lync. For a lot of users the purpose of this group was unclear and raised questions about the colleague’s which were mentioned into this group.

Within this blog I want to answer the questions regarding the purpose of this group and I want to explain the steps which are required to clean up this group and makes sure that the group is filled with the proper colleague’s.

Purpose of the group
The group ‘People I Manage Calls for’ is part of the delegation model for Lync 2010 and 2013. Using this group users are able to receive and make calls on another persons behalf. By using the Lync options the user is able to configure whether or not the calls of the delegates needs to be picked-up. The initial filling of this group is based on the delegation that is configured within Exchange. Within Exchange delegation is also configured on a users mailbox. As Lync and Exchange have some good integrations, the delegates from Exchange are thus synchronized with Lync and will be displayed into this group. However users are still able to change their delegates manually within Lync.

By configuring the delegates section, users are also able to transfer calls to the configured delegates. This is especially useful when the Lync users goes on holiday’s and a direct colleague of the users should respond to the incoming calls. By transferring the calls to this particular colleague the calls aren’t missed and responded immediately.

Disable Exchange synchronization
As mentioned before the initial set-up of the group is done by the Exchange delegation. Within Exchange it is possible to delegate permissions to other users in order to send e-mails and to create and respond on meeting invitations. Setting these permissions will be done through Outlook from ‘Options’ –> ‘account settings’ –> ‘delegate permissions’.

During the implementation of Lync (2010 and 2013) the synchronization of the delegates between Exchange and Lync will be configured automatically. When the delegates in Exchange are configured they will also be added in Lync. In order to stop the synchronization between Exchange and Lync the first command listed below have to be executed. When delegation is not required at all, the second command have to be executed as well.

Set-CsVoicepolicy -EnableDelegation $false
Set-CsClientpolicy -EnableExchangeDelegateSync $false

Delete people from the group
It is possible to manually delete the delegates from this group. However it is important to disable the Exchange Synchronization first, cause if this isn’t done the changes that are made in the Lync delegate group are lost throughout the day when the Exchange synchronization is performed. Therefore it is important to disable the synchronization with Exchange.

Lync Delegation

To delete the people from this group, navigate within Lync to ‘options’ –> ‘Transfer calls’ –> ‘edit my delegates’. From this pop-up it is possible to delete the colleagues which are listed as delegates. See picture below for the pop-up that appears after clicking on ‘Edit my delegates’. By selecting a delegate and hit the ‘remove button’ the delegate is being removed.

Setting up delegates can be a powerful tool when being used within a department. Especially the director, secretary delegation is a powerful tool. However it is important to notice whether or not the Exchange delegation is configured properly and representative. Whenever this isn’t the case, the Exchange synchronization should be turned off in order to make sure that delegation can be configured independently for the Lync user.

When delegation is important into your organization, make sure that delegation is configured properly within Exchange. When the synchronization is configured these settings will be used within Lync as well. Even from the start of deploying Lync, these delegation permissions can be used within Lync in order to enable powerful scenario’s. When using this kind of synchronization, instruct the users very well that the delegation can be edited through Outlook and that this should be the only place where delegation needs to be configured.


Lync 2010/2013 and mandatory Windows profiles

During the last couple of weeks I have been implementing Lync Server 2010 and Lync Server 2013 in various environments. During these implementations Citrix played a major role, as the users desktops will be provided by the Citrix platform. The installation process when using Lync Within Citrix is exactly the same. Even during the planning and configuration there isn’t a lot to worry about when using Citrix. Of course you have to plan for the amount of users and the tasks they are performing. Maybe even have a look at the possibilities/support options for desktop virtualization and the supportability by Microsoft and Citrix for the Lync client as well. However the major pains begins when the testing phase starts.

When a users logs into a Citrix hosted desktop a Windows profiles will be used. Within these profiles the ‘home directory’ and other information is stored. As users starts working on a remote hosted workspace it might not be wanted that the user can modify the computer settings. The only thing that users should do is changing the users desktop. In order to set these permissions special user profiles will be used. These special user profiles are called mandatory profiles.

Whenever a user is signed into Windows, remote or locally, the profile will be locked as mandatory profile. Using these mandatory profiles means that a very little amount of settings can be changed or stored within the profile. This behavior has some effects for Lync as well. For example during Lync conferences (an Audio/Video conversations with other features) Lync uses the Public Key Infrastructure keys, and stores these keys in the profile. When the profiles are mandatory these keys cannot be saved, resulting in the following error when starting the conference: (An error occurred during the online meeting, and in the dialog box: When contacting your support team, reference error ID 16389 (Source ID 0)).

In order to make sure that the Lync configuration can be tested, a little change to the registry needs to be applied. The registry setting for the state key needs to be changed to the hexadecimal value: 0x0000004 (4). The State registry key can be found in: HKLM\software\microsoft\windowsnt\currentversion\profilelist\{SID}. Make sure you open RegEdit as administrator. Of course the following Microsoft statement applies to changing settings to the registry:

Caution You can impair or disable Windows with incorrect changes or accidental deletions if you (or other users) use Registry Editor to change the system configuration. Wherever possible, you should use the Control Panel, Windows Diagnostics, and Administrative Tools in Windows to change the Registry. Registry Editor should be used only as a last resort.

When the changes to the registry are applied logging off and on makes sure that the logged in user enables the new settings. By logging off and back in makes sure that the user is logged in as a ‘normal user’. When Lync is started , you will notice a installation screen, this is done in order to change some settings in Lync. After signing in everything is working normally and Lync conferencing can now be tested, on the client machines!

Microsoft Lync Server 2010: Deploying Monitoring Server Reports

During recent weeks I have installed Microsoft Lync Server 2010 at various customers. During one of these deployments we have been struggling a lot with the deployment of the reports belonging to the monitoring server.

The reporting services reports are used to get an overview in the Usage of Microsoft Lync Server 2010 and the Quality of Service provided by Microsoft Lync Server 2010. For example reports are available for the amount of conversations that are being held and how this amount is divided over IM and audio/video conversations. Using the reports for the Quality of Services gives you information about the quality of the conversations that are being held from headset to headset and everything in between.

Deploying these reports requires that Microsoft SQL Server Reporting Services is installed. A license for this feature is acquired whenever a SQL Server Database license is purchased. This means that Reporting services can be installed without any additional costs. It is possible to combine reports for various applications on a single instance of SQL Server reporting service, it is also possible to create various instances for the various reports.

The deployment of the reports designed for Microsoft Lync Server 2010 is executed from the Lync 2010 Deployment Wizard. using this wizard a Hyperlink is available from where the reports can be deployed. During the deployment several fields are required to be filled in. All of these fields are properly described in the wizard and it is hard to make any mistakes.

However during the deployment a very specific error can be obtained. As some more error message within Microsoft products are not that clear it is a hell of a job to get the right fix for the error. In some cases you might run into the error, which is stated below.

Could not get objects from namespace root\Microsoft\SqlServer\ReportServer. The RPC server is unavailable. (Exception from HRESULT: 0x800706BA)The RPC server is unavailable. (Exception from HRESULT: 0x800706BA) Cannot get the ReportServerWebService URL. Verify that Reporting Services is deployed and configured properly on the target SQL instance:"SQL\REPORTING", and that WMI is included on the exception list of firewall setting on the server that is running Reporting Services.Invalid parameter

A lot of suggestions are made on the internet. These suggestions varies from open your entire Firewall to create a new SQL instance to add permissions on the SQL server on which the databases of the reporting services are installed. A lot of these suggestions are not a resolution (for example: reinstall the SQL reporting services) or doesn’t work (for example: add permissions the SQL server).

The actual resolution of the above mentioned error can be found on the account that is signed into the server. During the installation several tokens are send to the SQL Server Reporting instance that is defined. In normal circumstances this doesn’t matter when the proper permissions are configured. However the combination of Microsoft Lync and Microsoft SQL Server Reporting services are using specific tokens. In order to make sure the proper tokens are send back and forth it is important to log into the server with the SQL Server Reporting Services service account that you configured during the configuration of the SQL Server Reporting instance you have chosen. using this account makes sure that you can deploy the reports without any problem.

When the principle of least privileges is required, it is important to define the proper permissions after the deployment. This means that the proper accounts are added to the proper SQL reporting group. Doing this makes sure that users who only need read access, only gets this permissions.

Microsoft Lync Server 2010 + Skype


Deze week ben ik voor mijn werk op cursus. Deze week volg ik de cursus ‘deploying, configuring and administering Microsoft Lync Server 2010’. Tijdens de cursus hebben we al een aantal hele interessante mogelijkheden van Lync besproken. Zo hebben we onze eerste Lync omgeving geïnstalleerd en hierop de eerste administratieve taken uitgevoerd. De komende dagen zullen we hier dieper op ingaan en binnenkort zal ik hierover meer gaan schrijven.

Koppeling Microsoft Lync Server 2010 en Skype (Federation)

Tijdens de cursus vandaag ontstond er een korte maar zeer interessante discussie. Op de vraag of er op korte termijn een koppeling (Federation) beschikbaar komt tussen Microsoft Lync Server 2010 en Skype, was het antwoord ontkennend. We kwamen uiteindelijk op het punt dat bleek dat een eventuele koppeling een grote aanpassing zou zijn voor de edge server. Aangezien Microsoft geen grote nieuwe mogelijkheden ter beschikking stelt middels update wordt het wachten op een volgende versie van Lync Server. Om deze vorm van federation ter beschikking te stellen moet er het nodige gedaan worden. Hierdoor zou het zo kunnen zijn dat de koppeling met Skype ook niet in de volgende versie van Lync Server (Wave 15) beschikbaar is. Wave 15 zou namelijk eind 2012 of begin 2013 klaar moeten zijn. Een eventuele koppeling zou dan in Wave 16 moeten komen.  Persoonlijk hoop ik dat de koppeling wel in de volgende versie van Lync Server beschikbaar is!

Waarom kocht Microsoft Skype ook alweer?

Na de vraag over de koppeling van beide producten kwamen we ook weer op de vraag waarom Microsoft Skype gekocht zou hebben. Ook hierop kwam een zeer interessant antwoord. Er werd als eerste gesteld dat Microsoft Skype gekocht zou hebben voor de technologie, dit is zoals eerder beschreven voor een gedeelte waar. Vervolgens werd er geopperd dat het aantal gebruikers van Skype een rol heeft gespeeld. Ook dit is voor een klein gedeelte waar. Als laatste werd een veel interessantere suggestie gewekt.

Skype zou je namelijk ook kunnen zien als een hele grote telecomprovider. Als je Skype legt naast elke andere wereldwijd bekende telecomprovider dan heeft Skype vele malen meer endpoints (namelijk ongeveer 665 miljoen) dan de traditionele telecomproviders. Bij Skype speelt ook nog eens het feit dat zij gebruik maken van een infrastructuur die over bijna de gehele wereld ondertussen beschikbaar is (internet) en in sommige landen zelfs als eerste levensbehoefte wordt gezien.
Ook als je naar de prijs voor het bellen kijkt is Skype veel goedkoper. Instant messaging is gratis met een Skype cliënt. Maar als je naar het buitenland wil bellen dan moet je een bedrag gaan afrekenen. En dit is niet eens de hoofdprijs. Een klein voorbeeld: Als je met Skype naar een vast nummer op de Filipijnen belt kost je dit 16,1 cent per minuut. Als je ditzelfde telefoongesprek met bijvoorbeeld Vodafone wil doen dan ben je zonder een Vodafone paspoort 42 cent per minuut kwijt*.

Door bovenstaande punten zou Skype een bijzonder grote rol kunnen gaan spelen als je Skype koppelt aan Microsoft Lync Server. Vervolgens werd er in een adem een heel andere suggestie gedaan. Wat zou er nou gebeuren als je Skype koppelt aan Office 365. In dit geval kan Microsoft zo’n beetje een gehele kantoor omgeving aanbieden. Van de tekstverwerker tot de omgeving waar deze op gedeeld kan worden. Van het interne communicatie middel tot en met hetzelfde middel om een persoon waar dan ook ter wereld te bereiken. Dit is allemaal mogelijk vanuit een geïntegreerde suite, namelijk Office 365 (of hoe de opvolger dan ook mag heten). Deze suite wordt vanuit de Cloud aangeboden en is dus ook nog eens device (smartphone, laptop of tablet) onafhankelijk.

Bovenstaande mogelijkheden lijkt mij een zeer krachtige combinatie van mogelijkheden die Microsoft in handen heeft. Ik ben dan ook zeer benieuwd wat de toekomst ons op dit gebied gaat brengen!

*opgezocht op dinsdag 20-12-2011.

Microsoft koopt Skype – waarom zou Microsoft dit doen?

JoostEnkele weken geleden heb ik in een blog uiteengezet hoe de deal van Microsoft en Skype te verklaren. Waar het geld naartoe gaat en wat Microsoft ervoor gekocht heeft. Nu blijft natuurlijk de hele grote vraag staan, wat wil Microsoft met Skype. Ik wilde eens gaan proberen enkele mogelijkheden opeen rijtje te zetten.

Skype integratie op Windows Phone 7
Een van de eerste mogelijkheden die door Microsoft watchers is geopperd, is dat Microsoft Skype gaat integreren in Windows Phone 7. Omdat de directe concurrenten (Apple met iOS en Google met Android) hier al mogelijkheden voor ter beschikking hebben gesteld in hun mobiele Operating Systemen, begint Microsoft hier achter te lopen. Kenners geven aan dat op den duur Microsoft dezelfde functies had kunnen programmeren, maar door de aankoop van Skype hoeven deze functies niet meer van scratch af aan geprogrammeerd te worden.

Skype integratie met XBOX Live
Door Skype te integreren in Xbox Live kunnen er meer mogelijkheden aan de spellen worden toegevoegd. Tevens hoopt Microsoft dat meer spelers bereid zullen zijn om te betalen om mee te doen aan het Xbox Live netwerk doordat zij nu ook de beschikking hebben over real time audio en video chats.

Skype integratie met Microsoft OCS Server 2007 R2/Lync Server 2010
Doordat het met OCS 2007 R2 en Lync 2010 al mogelijk is om te federeren (koppelen aan andere netwerken) met bijvoorbeeld Live Messenger kan deze mogelijkheid ook richting Skype ter beschikking gesteld worden. In dit geval komen er 660 miljoen potentiele gekoppelde accounts bij. Op deze wijze kan een medewerker binnen een bedrijf nog eenvoudig contact kan zoeken met andere mensen in een ander sociaal netwerk, en hoeft hiervoor maar 1 toepassing te gebruiken.

Een voordeel wat dit kan opleveren is de toepassing van Lync bij verschillende instanties. Als je bijvoorbeeld Lync in een verzorgingshuis ter beschikking stelt aan de bewoners en ervoor zorgt dat de bewoners overweg kunnen met de tool. Dan kunnen de bewoners eenvoudig koppelen gebruikers die een MSN en/of een Skype account hebben. In dit geval hoeft de oudere maar 1 gebruikersinterface te kennen en toch kan deze oudere communiceren met mensen die allemaal een andere cliënt hebben communiceren.

Samenwerking met Facebook
Ook Facebook is bezig met ontwikkelingen rondom audio en video overleg, Facebook had plannen om Skype te kopen, maar zou dit nooit bekostigd kunnen hebben. Doordat Microsoft een investeerder van Facebook is, kan Facebook zeer waarschijnlijk toch gebruik maken van de technologie, die Microsoft heeft gekocht. En zodoende een voordeel verwerven op andere sociale netwerken. Facebook wil het Peer-to-Peer netwerk van Skype gebruiken om chatten via de site van Facebook mogelijk te maken.

Een ieder heeft ondertussen van Windows Live Messenger weleens bekeken. Wat opvalt is dat hier ook constant reclame door wordt gepusht. Door dergelijke technieken te gebruiken kan Microsoft dergelijke reclames ook pushen naar de Skype cliënts. Op deze wijze krijgt Microsoft 140 miljoen actieve gebruikers erbij waar reclame aan getoond kan worden. Dit kan ook nog wel eens flinke opbrengsten met zich meebrengen!

Voor Microsoft zit er dan weer een ander voordeel aan. in dit geval is de software niet naar een concurrent gegaan waardoor de achterstand groter zou kunnen worden. Sommige IT watchers hebben ook wel aangegeven dat Microsoft dergelijke technieken zelf kan ontwikkelen, maar dat dit alleen een hele poos zou duren. Met de aankoop van Skype heeft Microsoft in eenmaal de beschikking over de technologie en scheelt dit een hoop ontwikkeltijd!

Ik hoop hiermee een kort inzicht geboden te hebben in de mogelijkheden. Als je zelf ook nog mogelijkheden hebt dan hoor ik deze graag. Laat in dit geval een bericht achter voor deze post